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コアフレームのスタッフブログ

2020.09.04初心者必見!仕事管理効率化ツールの使い方

初心者必見!仕事管理効率化ツールの使い方

by 菅原 健太

こんにちは。今回の記事の担当になりました、デザイナー2年目の菅原です。
突然ですが、仕事の管理はどうしていますか?
業務が膨大になると、管理やスケジュールの把握が難しいのではないでしょうか。
また、昨今のコロナと相まって、リモートワークや時短勤務といった多様なワークスタイルが浸透しつつあります。
今までは仕事の管理や連絡を口頭やメールだけで行っていたが、リモートワークなどでコミュニケーションを取りたい相手がその場にいない…という方も多いと思います。
今回は、様々なツールの中から弊社が使用しているBacklogを、リモートワークにも対応できた弊社での使い方と共に紹介したいと思います!

Backlogとは

Backlogとは、「チームのタスク管理と情報共有に特化したプロジェクト管理ツール」です。
シンプルでわかりやすい見た目や柔らかい色使いが特徴で、業務ツールに対する抵抗感をやわらげ、使いやすく設計されています。Backlogを使うまで業務ツールを使ったことがなかった僕でも、操作に困ることはありませんでした。
ホーム画面

また、ほかの業務ツール(Redmine、チャットワーク、Slack、メールなど)と比較すると、ガントチャートを利用したスタッフのスケジュール管理や、Gitとも連携できるほか、既読機能があるのでリアルタイムで話しているような感覚でやり取りや情報の共有が可能で、LINE などのメッセージアプリに近い感覚で使えます。日常的にこうしたアプリを使っている人には馴染みやすいかもしれません。
スケジュール管理は他のサービスでもできますが、Backlogの場合は自分ひとりだけでなくスタッフ全員のスケジュールを確認することができます。

スケジュール管理の方法

A 「課題」を立てる (Backlogではタスクのことを「課題」と呼びます)
まずはここからです!
課題を立てて、担当者や期限日、予定時間などを設定します。
派生タスクが発生した場合等は、親子課題機能を使い親課題と子課題でタスクを管理することもできます。
課題作成子課題作成子課題作成

B 現状を報告し合う
さあ、作業スタートです!
Backlogでは、進捗報告だけではなく、質問も併せて気軽にコミュニケーションができます。
疑問点等を全員で共有することで仕事がスムーズに進み、不必要なミスを避けることができます。
ここで活躍するのがテキスト整形機能です。特定のスタッフに宛てたコメントがある場合や、見てほしい画像がある場合は、とても役に立ちます。
通知画面通知画面時間が早い順に課題の更新やコメントが表示されます。
コメント作成コメント作成「thumbnail」などを添えることで画像をアイコンサイズに縮小させることができます。

C 状態を「完了」にして課題終了!
Backlogには「状態」という機能があり、現時点でその課題がどのようなステータスなのかを設定できます。
弊社では課題の進捗状態を「未対応、先方待ち、処理中、社内確認待ち、処理済み、納品完了、完了」という7段階に分けてタスクの進行状況を管理しています。適度に細かく分けることで、現状の具体的なイメージが湧くようになり、プロジェクトに関わっているスタッフ間のやりとりがスムーズになって作業スピードが上がりました。
通知が来たときや、他の作業から戻ってきた際に、ひと目で状況を確認することができ、慌てることが少なくなります。
課題状況
課題状況
ここが「完了」になったときが課題終了の合図です。お疲れ様でした!

どのようにスケジュールが見えるのか

Backlogにはガントチャート機能があり、必要事項を入力するだけで簡単にチャートを作成できます。
作業中の課題から完了した課題まで、すべての課題を一覧で確認できるほかに、「状態」等で表示させる課題を切り替えることで目的に応じた課題のみのガントチャート表示にすることもできます。
また、スタッフ全員が他スタッフのガントチャートを確認することができるので、スケジュールがパンパンなスタッフの助けに入ったり、逆に助けを求めたりすることもできます。
これで各スタッフのスケジュール管理もバッチリですね!
ガントチャート

また、Backlogは主にブラウザで使用するサービスのため、アプリではできない自分好みの見た目に変化させることも可能です!
とある弊社のスタッフは「Stylus」というChromeの拡張機能を使用して、「お知らせ」の見た目を自分用にカスタマイズしています。
カスタマイズ
カスタマイズ

まとめ

以上、弊社での使い方も併せてBacklogを紹介いたしましたが、いかがだったでしょうか。
弊社でも以前はメールやチャットワークを使い仕事の管理をしていましたが、タスクやスタッフが増えるにつれて、それらのサービスだけでは仕事の管理やスタッフのスケジュール管理が厳しくなっていました。
ですが、今回紹介したBacklogを活用することで、誰がどの作業をしていてどんな状態なのか、手の空いているスタッフはいるのか、といった複数の情報をスピーディーに把握することができ、案件に対する迅速な対応につながっています。
さらに、テキスト整形機能やファイル添付機能で、情報をわかりやすくまとめて共有できるため、スタッフ間のコミュニケーションの質が以前と比べて、かなり上がりました。伝えたいことを具体的に届けられるようになったため、作業時の不明点を何度も確認する手間が省けて、その時間を作業に費やすことができるので仕事の効率も上がっています。
機械が苦手な僕でさえ、はじめこそ使い方を上司に聞いたり、サイトで調べたりしましたが、2週間もしないうちに慣れました。
みなさんもぜひ一度、Backlogの活用を検討してみてはいかがでしょうか!

関連リンク

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