こんにちは！芯 枠太郎です。
新型コロナウイルスも大分おさまって、出社が増えてきた企業さまや、
コロナ禍を機に出社とリモートが半々になったという企業さまなど、コロナ禍によって様々な働き方が確立しました。
新年度になって約2ヶ月経ち部署異動や新人スタッフの参入などに慣れてきた時期かなと思います。そんな新しい風が入って間もないこの頃はコミュニケーションについて考える時間が多くなります。
コミュニケーションは全ての仕事の根幹となっており、日々悩み事が尽きないです。

そこで今回は、日々様々な企業さまとネットMTG（ミーティング）を行なっている上で感じた、
「対面とネットでのコミュニケーション」それぞれのメリット、デメリットをまとめつつ、
ネットMTG（ミーティング）をする際に、意識するだけで倍以上、円滑にコミュニケーションが取れるポイントを3点ご紹介します！

対面とネット各手法のメリット・デメリット

対面のコミュニケーションのメリット
・表情で察することができる
（わかっている、わかってない）
・ニュアンスでも伝えることができる
（例：所作、目線等で宛先を伝えられる）
・複数人が話ても伝わる

ネットのコミュニケーションのメリット
・距離、場所の制限がなくなる
・大抵は、声の通りに変化がない
・資料の表示が容易
（印刷等しなくても共有できる）

対面のコミュニケーションのデメリット
・行動や所作で反応がすぐに伝わる。
・資料の共有に少し手間がかかる
（印刷枚数やページ数の共有など）
・場所の制限がある。
・人によって、声の通りに強弱がある。

ネットのコミュニケーションのデメリット
・静まり返った時に喋りづらい
・宛先を全て言葉で行う必要がある
・表情や裏に隠れている本心が読み取りにくい
・環境によって聞こえづらさが左右される
　（ネット環境、雑音、デバイスなど）
・複数人で話すと聞き取れない

上記のようにそれぞれ手法毎に、メリットとデメリットが存在しています。
そのメリットとデメリットを把握して、適した状況でうまく活用する事で
より広く、深くコミュニケーションを取ることができます。
それではここから、弊社でネットMTG（ミーティング） を行う際に実施している
2つのポイントをご紹介いたします。

ポイント１：宛先を明確にする

先ほど挙げたようにネットMTG（ミーティング）では視線や所作、体の向きなどで、指名するには限界があります。
例えば、「自己紹介お願いします」だけだと、年数順、役職順、ランダム、関係順（受発注者等）に行うなど様々なパターンがあります。

率先して話す人や少人数規模の企業内でのMTG（ミーティング）であれば、問題はありませんが、
そうでない場合は、少なからず参加者の間で空気の読み合いが始まります。
司会者の意図や、世間一般の流れ、場の雰囲気、参加している人との関係などの迷いによって
MTG（ミーティング）中に間ができます。
この”間”が生まれることで、話しづらい雰囲気が漂いさらに静かになります。
この中で話し始めるのはかなり勇気が入ります…
こんな状況では、密なコミュニケーションなんて取れるはずがありません…!

そんな状態を避けるため弊社で行なっている対策としては、
司会の人が、答えて欲しい人を名指ししたり、答える順番を指示する事によってスムーズな進行と会議の活性化をおこなっています。

ポイント2：MTG前のルールの設定、確認

ポイント１では、その場で対策を挙げましたが、社内など気がしれた関係の中で行うMTG（ミーティング）であれば、
MTG（ミーティング）のルールを最初に確認したり、事前に設定するのも一つの手です。
会議の大まかな流れや各役割分担などは、最初にまとめておけば会議をスムーズに進める事ができます。

また案出し等の MTG（ミーティング）では、発言順などを決めておけば、心の準備ができたり、
それに合わせて準備をする事ができます。
さらに素案などを事前に共有しておけば、質問や確認事項を事前に考える事ができ
より活発な議論を行うことができます。
ここまで来ると少し学校の授業のような感じがして、少し嫌な感じになる人もいるかもしれないですね。。。

そのため、ルールを決めずに自由に発言が飛び交う状況というのが一番理想ですが、
その状況自体が苦手な人や、すぐに意見が思い付かない人など様々な人がいます。
欠点が全くない人というのはいないと思うので、その人が持ち合わせる得意、不得意を活かせるような場を準備する事が一番大切だと思います。
なので、弊社ではその得意、不得意を掛け合わせて120％の成果が出せるように、
縛りすぎず、自由で公平な場になるようなルール作りを心がけています。

コラム1：ネットMTG中での複数人のアイデア出しに使えるツール「miro」

①Miro（ミロ）
Miro.comが開発した仮想ホワイトボードツールです。
メールアドレスで登録をして、ブラウザ上で使用します。
付箋や図形、ペンなど実際のホワイトボードで使える機能が備わっており、
複数人で同時に編集する事も可能です。 またPDFや画像書き出し、CSV書き出しする事もできます。
弊社では、年賀サイトの案を絞るために使ったり、クライアントさまが抱えている課題の深堀などに使用しています。
まっしろなボードから使い始めには少しハードルが高いと感じる方は、「オンラインマインドマップ」等から使用するのがおすすめです。

コラム2：ネットMTG中での複数人のアイデア出しに使えるツール「figma」

②Figma（フィグマ）
こちらは Figma, Incが開発したコラボレーション・インターフェース・デザイン・ツールです。
AdobeのXDに似たUIを持ち、基本的にはブラウザで更新できるように作成されていますが、
MacOSまたはWindows用のデスクトップのアプリケーションでオフラインでも利用する事ができます。
また本格的な現場での WEBデザイン制作にも使用されています。
こちらも複数人での同時編集が可能なので、ホワイトボードとして利用する事ができます。
弊社では、サイトのワイヤーフレーム、デザイン作成、資料作成など多岐にわたって使用しています。

ポイント3：否定と提案はセットで行う

そして最後のポイント3は制作会社ゆえにタイミングが多い「案出し」についての内容になります。
MTGまでに色々調べて、悩んでまとめた案を「ダメだね」の一言だけで区切られてしまうと
次につながらず終わってしまいます。
短所は長所の裏返しと言うように、否定した場所にも宝石の原石が眠っているなど、
次につながる可能性が潜んでいるかもしれません。
そこで「提案」をセットで行うことで、その案が良くなったり、次の案出しの際に成長する機会をつくる事ができます。
それによってモチベーションにつながり、さらなるいい提案につなげる事ができます。
最初から全く新しい案を提案するというのは難しく、その必要がない場合もあるので、
自分が気になった部分や、引っかかった部分をもとに少し＋aの提案のように軽いものから挑戦するのがおすすめです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
この様にぱっと見ると細かい内容でも、1つ意識して実行するだけで、
会議の意見だしが活発になったり、より深いコミュニケーションをとれる様になりますので、
こちらをきっかけに円滑なコミュニケーションの手助けとなれますと幸いです。

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